Правилото 3-3-3 за лична производителност в управление на времето

Перфектният работен ден

Имаш ли представа как би искал да изглежда твоят перфектен работен ден? Ако трябва да опишем това, което правим всеки ден и това, което бихме скали да правим, със сигурност ще има доста голямо разминаване. Колкото по-голямо е разминаването, толкова по-малко енергия ще имаме за работа.

Тук трябва да се направи едно уточнение. Работата си е работа и не трябва да е самоцел. Например, целта е рекламата, която създаваш за даден продукт да постигне 1 000 продажби на ден, а не да работиш пред компютъра 8 часа и да генерираш 200 идеи на ден. Перфектният работен ден е онази организация на работните процеси, която ще те доближи до изпълнението на целта и ще ти даде енергия и мотивация.

Вечното време и перфектният работен ден на смъртните

Британският автор Оливър Бъркеман издава през 2021г. книгата „Четири хиляди седмици: Управление на времето за смъртните“, която става бестселър на New York Times. Заглавието на книгата предполага и философското изследване в нея за връзката между ограниченото време и как максимално да се възползваме от него: „средната продължителност на човешкия живот е абсурдно, ужасяващо, обидно кратка… Ако приемем, че живеете до осемдесет години, ще имате около четири хиляди седмици.“.

Според Бъркеман часовниците още от Средновековието се използват, като начин за координиране на действията на множество хора. Така времето започва да се възприема като ресурс, който трябва да се използва, купува и продава, а това създава натиск човек да бъде по-ефективен, за да печели от този ресурс.

Обикновено хора се опитват да печелят от времето като го изпълват с все повече и повече работа, рискувайки здравето, връзките си и превръщайки работата в самоцел. Това не изпълва човек с щастие, а го отдалечава от перфектния му работен ден и води до неудовлетвореност, прегаряне, провалени отношения.

Как помага Правилото 3-3-3?

Оливър Бъркеман създава правило за организиране на работния ден, с което се търси баланс и удовлетвореност между работните задачи и личния живот. Същевременно е убеден, че методът допринася за по-добра лична продуктивност, по-добра ефективност и води до успех. Методът е подходящ за хора, които „прекарват работните си дни, правейки неща с компютри, идеи и думи“.

Правилото е:

Всеки ден работи 3 часа върху най-важното.

Изпълни 3 малки задачи, които си отлагал.

Направи 3 неща лично за себе си, както ги нарича авторът „maintenance activities“.

Във всеки работен ден, отделяй 3 часа за най-важния си текущ проект. Определи някаква конкретна цел за напредъка по проекта, която да изпълниш в деня.

Обикновено има кратки задачи, които отлагаме, защото „не са спешни“ и в един момент може да станат доста голям обем и да се превърнат в проблем. Избери си 3 кратки задачи от тях и ги свърши през деня – телефонно обаждане, имейл, който си отлагал и т.н.

Какво в личния ти живот се нуждае от ежедневно внимание? Определи 3 задачи. Може да са ежедневна тренировка, тичане на открито или нещо друго.

При това правило не е толкова важно дали съотношението ще бъде 3-3-3 или друго. Важни са принципите на правилото:

• планираната работа да заема около 60% от наличното време за нея, за да има време за „неочаквани“ задачи;
• да не се включват всички задачи, които имаш пред себе си, а само онези, които като обем са реално изпълними във времето, което имаш;
• правилото не е закон и може да има дни, в които да си по-продуктивен, ако не го изпълняваш, стига това да не е за сметка на личното или на професионалното време.

Голямото изкушение при спазването на правилото на Бъркеман е да бъдеш търпелив и да се задоволяваш с постигането на по-малко във всеки ден, като начин да се постигне повече в дългосрочен план.

Правилото 3-3-3 е полезна кратка рамка за деня, но е само един от възможните подходи. За да изградим по-устойчива организация, е необходимо да свържем ежедневните задачи с ясни цели, приоритети и реалистично планиране. Повече за основните принципи и техники ще откриеш в статията „Управление на времето: как да планираме, приоритизираме и използваме времето си по-ефективно“.

А когато искаш да преминеш от отделните техники към последователна лична система, разгледай онлайн курса „Управление на времето“.